Gulbenes novada pašvaldības kapitālsabiedrību un kapitāla daļu pārvaldības kārtība

Apstiprināta 2015.gada 30.jūlija Gulbenes novada domes sēdē, protokols Nr.16, 36.§

I.             Vispārīgie jautājumi

1.            Kārtībā tiek lietoti šādi termini:

1.1.         finanšu mērķi – kapitālsabiedrības mērķi, kas saistīti ar tās finanšu darbības stāvokli (tai skaitā rentabilitāte, kapitāla struktūra, apgrozījums, dividendes un peļņa);

1.2.         nefinanšu mērķi – kapitālsabiedrības mērķi, kas izriet no kapitālsabiedrībai noteiktā vispārējā stratēģiskā mērķa, tiesību aktiem un politikas plānošanas dokumentiem un ir saistīti ar publiskai personai noteikto funkciju izpildes nodrošināšanu;

1.3.         vispārējie stratēģiskie mērķi – Gulbenes novada domes noteikti kapitālsabiedrības mērķi, ko Gulbenes novada pašvaldība vēlas sasniegt ar līdzdalību kapitālsabiedrībā un kuri izriet no tiesību aktiem un politikas plānošanas dokumentiem;

1.4.         vidēja termiņa darbības stratēģija – kapitālsabiedrības darbības plānošanas dokuments vismaz triju gadu periodam, uz kuru pamatojoties tiek plānota kapitālsabiedrības darbība, dividendēs izmaksājamā peļņas daļa un tās budžets.

2.            Noteikumi nosaka kārtību, kādā:

2.1.         tiek pārvaldītas Gulbenes novada pašvaldības kapitālsabiedrības un pašvaldībai piederošās kapitāla daļas;

2.2.         tiek pildīti pašvaldības kā kapitālsabiedrības dalībnieka pienākumi un īstenotas tiesības;

2.3.         tiek veikta kapitālsabiedrību darbības rezultātu izvērtēšana.

3.            Noteikumi ir attiecināmi uz Gulbenes novada pašvaldības kapitālsabiedrībām un kā arī tām kapitālsabiedrībām, kurās kapitāla daļu turētājs ir Gulbenes novada pašvaldība, ciktāl to neregulē normatīvie akti.

II.            Kapitālsabiedrību pārvaldība, valdes nominēšanas kārtība

4.            Kapitālsabiedrības pārvaldes institūcijas ir dalībnieku sapulce un valde.

5.            Dalībnieku sapulcēs likumā paredzētos kapitāla daļu turētāja lēmumus pieņem Gulbenes novada domes priekšsēdētājs vai domes priekšsēdētāja vietnieks (turpmāk — kapitāla daļu turētāja pārstāvis), izņemot lēmumus, kurus saskaņā ar normatīvajiem aktiem un šai kārtībai pieņem Gulbenes novada dome. Publiski privātās kapitālsabiedrības vai privātās kapitālsabiedrības dalībnieku sapulcē kapitāla daļu turētāja pārstāvis var pilnvarot atbildīgo darbinieku vai citu personu pārstāvēt kapitāla daļu turētāju.

6.            Atbildīgais darbinieks sniedz kapitāla daļu turētāja pārstāvim nepieciešamās ziņas, atzinumus un sagatavo dokumentus, lai viņš varētu pildīt kapitāla daļu turētāja funkcijas kapitālsabiedrībās vai pieņemt dalībnieku sapulces kompetencēs esošos lēmumus kapitālsabiedrībās.

7.            Lai pārstāvētu kapitāla daļu turētāja intereses Gulbenes novada pašvaldībai noteikto funkciju īstenošanā Gulbenes novada pašvaldības kapitālsabiedrībās un patstāvīgi uzturētu saikni starp kapitālsabiedrībām un Gulbenes novada domi, Gulbenes novada domes priekšsēdētājs no pašvaldības darbinieku vidus var iecelt pašvaldības kapitālsabiedrībās atbildīgos darbiniekus, nosakot atbildīgā darbinieka pienākumus.

8.            Kapitāla daļu turētāja pārstāvja lēmumu projektus sagatavo dalībnieku sapulces sasaukšanas ierosinātājs vai atbildīgais darbinieks. Lēmuma lietderības un tiesiskuma iepriekšēju pārbaudi veic gan kapitāla daļu turētāja pārstāvis, gan lēmumu projektu sagatavotājs. Kapitāla daļu turētāja pārstāvis var pieprasīt Gulbenes novada domes administrācijas struktūrvienībām vai ieceltam kapitālsabiedrības atbildīgajam darbiniekam sniegt atzinumu par lēmuma projektu.

9.            Jautājumos, kuru izlemšanai valdei nepieciešama Gulbenes novada domes vai dalībnieku sapulces iepriekšēja piekrišana, kapitāla daļu turētāja pārstāvis pieprasa iesniegt valdes pieņemtos lēmumus šajos jautājumos, lai veiktu kapitālsabiedrību valdes pieņemtā lēmuma pēcpārbaudi. Pārējos jautājumos valdes lēmuma lietderības un tiesiskuma pārbaudi nodrošina kapitālsabiedrība.

10.          Kapitālsabiedrības dalībnieku sapulcē, balstoties uz atklātu, godīgu un profesionālu valdes locekļu kandidātu atlasi, ievēl kapitālsabiedrību valdes locekļus un uzdod tiem pārvaldīt, vadīt un pārstāvēt kapitālsabiedrību, veicot tās valdes locekļa pienākumus un veicinot kapitālsabiedrības statūtos un dalībnieku sapulces lēmumos noteikto darbības mērķu sasniegšanu, nodrošinot kapitālsabiedrības dalībnieka ekonomisko interešu realizāciju un uzdoto pašvaldības funkciju izpildi.

11.          Vakantam kapitālsabiedrības valdes locekļa amatam iespējamie valdes locekļu kandidāti tiek atlasīti, organizējot publisku kandidātu pieteikšanās procedūru. Atlase tiek veikta balstoties uz profesionalitātes un kompetences kritērijiem (izglītība, pieredze, zināšanas par nozari, finansēm, vadīšanu, motivācijas metodēm u.c.), kas nepieciešami attiecīgajam valdes locekļa kandidātam un veicina profesionālas un kompetentas kapitālsabiedrības pārvaldes institūcijas izveidi. Publisku kandidātu pieteikšanās procedūras gadījumā, tiek izveidota komisija, kuras uzdevums ir izvērtēt valdes locekļu kandidātus.

12.          Kapitāla daļu turētāja pārstāvja uzdevumā pēc atlases tiek sagatavots iespējamo valdes locekļu kandidātu sarakstu, balstoties uz atlases rezultātiem. Kapitāla daļu turētāja pārstāvim ir tiesības, pamatoti argumentējot, noraidīt komisijas izvirzītos un atlasītos kandidātus. Tādā gadījumā minētais nepieciešamo kandidātu atlases process tiek organizēts atkārtoti.

13.          Šajos noteikumos minētā valdes locekļa nominēšanas kārtība ir saistoša kapitāla daļu turētāja pārstāvim, izvēloties kandidātu vakantam kapitālsabiedrības valdes locekļa amatam, izņemot gadījumus, ja:

13.1.      kapitāla daļu turētāja pārstāvis pēc valdes locekļa iepriekšējā pilnvaru termiņā paveiktā izvērtēšanas nolemj izvirzīt viņu uz nākamo pilnvaru termiņu;

13.2.      valdes locekļa kandidātu nav iespējams nominēt termiņā, kas nodrošinātu kapitālsabiedrības institūcijas rīcībspēju. Šādā gadījumā kapitāla daļu turētāja pārstāvis par valdes locekli ieceļ kandidātu, kas atbilst attiecīgajam valdes locekļa kandidātam nepieciešamās profesionalitātes un kompetences kritērijiem. Šādā kārtībā ievēlētā persona amata pienākumus pilda līdz brīdim, kad noteiktajā nominēšanas kārtībā kapitāla daļu turētāja pārstāvis amatā ievēlē viņu vai citu kandidātu.

14.          Ar sabiedrības valdes locekli tiek slēgts pilnvarojuma līgums par valdes locekļa pienākuma izpildi.

15.          Kapitāla daļu turētāja pārstāvis var atsaukt valdes locekli, ja tam ir svarīgs iemesls. Par svarīgu iemeslu jebkurā gadījumā uzskatāma rupja pilnvaru pārkāpšana, pienākumu neizpilde vai nepienācīga izpilde, nespēja vadīt sabiedrību, kaitējuma nodarīšana sabiedrības interesēm, kā arī uzticības zaudēšana.

III.           Kapitālsabiedrības vidēja termiņa darbības stratēģijas izstrādāšana un izvērtēšana

16.          Gulbenes novada pašvaldības kapitālsabiedrības izstrādā vidējā termiņa darbības stratēģiju, ņemot vērā:

16.1.      Gulbenes novada domes noteiktos kapitālsabiedrības vispārējos stratēģiskos mērķus;

16.2.      Gulbenes novada domes izvirzītos nefinanšu mērķus;

16.3.      kapitālsabiedrības finanšu mērķus, kā arī kapitālsabiedrības darbības efektivitāti raksturojošos rezultatīvos rādītājus.

17.          Vidēja termiņa darbības stratēģijā ir jāietver vismaz šāda informācija:

17.1.      vispārēja informācija par kapitālsabiedrību (kapitālsabiedrības firma, pamatkapitāla lielums, dalībnieku sastāvs un tiem piederošo daļu skaits, veiktās iemaksas valsts vai pašvaldības budžetā (tai skaitā dividendes, atskaitījumi, nodokļu maksājumi), informācija par saņemto valsts vai pašvaldības budžeta finansējumu, informāciju par īpašuma struktūru (tai skaitā līdzdalība citās sabiedrībās), tās darbības veids, vēsture, kapitālsabiedrības vadības modelis);

17.2.      informācija par biznesa modeli, t.sk. kapitālsabiedrības produktiem un pakalpojumiem;

17.3.      kapitālsabiedrības stipro un vājo pušu analīze;

17.4.      tirgus analīze, konkurentu un klientu apraksts;

17.5.      kapitālsabiedrības vispārējie stratēģiskie mērķi;

17.6.      nefinanšu mērķi;

17.7.      finanšu mērķi, kā arī kapitālsabiedrības darbības efektivitāti raksturojošie rezultatīvie rādītāji;

17.8.      plānoto peļņas vai zaudējumu aprēķins, bilanci, naudas plūsmas plāns un investīciju plāns;

17.9.      risku analīze.

18.          Pirms kapitālsabiedrības izstrādātās vidēja termiņa darbības stratēģijas apstiprināšanas, kapitāla daļu turētāja pārstāvis saņem Gulbenes novada domes Īpašumu pārraudzības nodaļas atzinumu.

19.          Kapitālsabiedrības izstrādāto vidēja termiņa darbības stratēģiju apstiprina kapitālsabiedrības dalībnieku sapulce.

IV.          Kapitālsabiedrības darbības rezultātu izvērtēšana un pašvaldības līdzdalības pārvērtēšana

20.          Katru gadu tiek veikta vispusīga vidēja termiņa darbības stratēģijās noteikto finanšu un nefinanšu mērķu sasniegšanas izvērtēšana.

21.          Gulbenes novada domes Īpašumu pārraudzības nodaļa katru gadu līdz Gulbenes novada pašvaldības kapitālsabiedrības gada pārskata apstiprināšanai sniedz kapitāla daļu turētāja pārstāvim vērtējumu par vidēja termiņa darbības stratēģijā noteikto mērķu sasniegšanu iepriekšējā gadā, kā arī priekšlikumus turpmākajai rīcībai.

22.          Ja vidēja termiņa darbības stratēģijā nepieciešams veikt būtiskas izmaiņas un grozīt noteiktos mērķus, kapitālsabiedrība sagatavo dalībnieku sapulces lēmuma projektu ar nepieciešamajiem grozījumiem stratēģijā un iesniedz izskatīšanai dalībnieku sapulcē.

23.          Ja vidēja termiņa darbības stratēģiju nav nepieciešams būtiski grozīt, tad kapitālsabiedrība precizē stratēģiju, aktualizējot un papildinot šādu informāciju:

23.1.      stratēģijas kopsavilkumu ar mērķiem un uzdevumiem, pamatojoties uz jaunākajiem datiem un precizētajām prognozēm;

23.2.      plānoto naudas plūsmu;

23.3.      plānoto peļņas vai zaudējumu aprēķinu;

23.4.      plānoto bilanci;

23.5.      plānoto investīcijas plānu.

24.          Gulbenes novada domes Īpašumu pārraudzības nodaļa, saskaņojot ar kapitāla daļu turētāja pārstāvi, var lūgt citām domes administrācijas struktūrvienībām, kā arī kapitālsabiedrības atbildīgajiem darbiniekiem, ja tādi ir iecelti, sniegt atzinumu par kapitālsabiedrību iesniegto vidējā termiņa darbības stratēģiju.

25.          Kapitāla daļu turētāja pārstāvis katru gadu pirms pašvaldības kapitālsabiedrības gada pārskata apstiprināšanas dalībnieku sapulcē izvērtē kapitālsabiedrībai izvirzīto mērķu sasniegšanu. Gulbenes novada domes Īpašumu pārraudzības nodaļa sagatavo kapitāla daļu turētāja pārstāvim nepieciešamo informāciju un saņemtos atzinumu par kapitālsabiedrību izvirzīto mērķu sasniegšanu.

26.          Izvērtējot mērķu īstenošanas progresu, kapitāla daļu turētāja pārstāvis pēc nepieciešamības pieņem lēmumu par turpmāko rīcību, lai nodrošinātu vidēja termiņa darbības stratēģijā noteikto mērķu sasniegšanu.

27.          Gulbenes novada domes Īpašumu pārraudzības nodaļa organizē pašvaldības līdzdalības pārvērtēšanu kapitālsabiedrībās normatīvajos aktos un Gulbenes novada domes noteiktajos termiņos.

28.          Lai pārvērtētu pašvaldības līdzdalību kapitālsabiedrībās, kurās kapitāla daļu turētājs ir Gulbenes novada pašvaldība, un noteiktu tās tiešo līdzdalību kapitālsabiedrībās un atbilstību spēkā esošo normatīvo aktu nosacījumiem, tiek sagatavots vērtējums attiecībā uz līdzdalības atbilstību normatīvo aktu nosacījumiem. Kārtību un termiņus, kādā tiek sagatavoti vērtējumi un iesniegti izskatīšanai Gulbenes novada domē, nosaka Gulbenes novada domes priekšsēdētājs.

V.            Pašvaldības kapitālsabiedrības darbības pārraudzība

29.          Pašvaldības kapitālsabiedrības mēneša laikā pēc pārskata perioda beigām sagatavo neauditētu ceturkšņa pārskatu, kas sastāv no:

29.1.      saīsinātajiem finanšu pārskatiem, kas sastāv no saīsinātās bilances, saīsinātā peļņas vai zaudējumu aprēķina, saīsinātā pašu kapitāla izmaiņu pārskata, saīsinātā naudas plūsmas pārskata un pielikuma. Pielikumā sniedz informāciju, kas nodrošina starpperiodu pārskata salīdzināmību ar iepriekšējā pārskata gada attiecīgā perioda datiem, kā arī pietiekamu informāciju un skaidrojumus, lai finanšu pārskata lietotājs varētu gūt patiesu un skaidru priekšstatu par visām būtiskajām izmaiņām attiecībā uz bilances un peļņas vai zaudējumu aprēķina posteņiem un kapitālsabiedrības attīstības tendenci;

29.2.      starpperiodu vadības ziņojuma, kurā sniedz informāciju par būtiskiem notikumiem laikposmā no finanšu gada sākuma līdz pārskata datumam un to ietekmi uz saīsinātajiem finanšu pārskatiem, apraksta galvenos riskus un norāda tos neskaidros apstākļus nākamajiem finanšu gada mēnešiem, ar kuriem kapitālsabiedrība varētu saskarties un kuri varētu ietekmēt tās finansiālo stāvokli un darbības finansiālos rezultātus.

30.          Pašvaldības kapitālsabiedrības, kuras veic iepirkumus atbilstoši iepirkumus regulējošiem normatīvajiem aktiem, izstrādā un iesniedz kapitāla daļu turētāja pārstāvim iepirkumu plānu nākamajam gadam (divu mēnešu laikā pēc gada beigām), un reizi ceturksnī (nākamā mēneša laikā) atskaitās par iepirkumu plāna izpildi.

31.          Gulbenes novada domes Īpašumu pārraudzības nodaļa un Finanšu un ekonomikas nodaļa, pamatojoties uz kapitālsabiedrību iesniegto neauditētu ceturkšņa pārskatu, veic kapitālsabiedrības darbības un finanšu rādītāju izvērtēšanu atbilstoši apstiprinātajai kapitālsabiedrības vidēja termiņa darbības stratēģijai.

32.          Ja tiek konstatētas pazīmes, kas liecina par neefektīvu kapitālsabiedrības darbību, zaudējumiem un citiem būtiskiem apstākļiem, kapitāla daļu turētāja pārstāvis pieprasa valdei iesniegt papildus skaidrojumu par konstatēto un valdes plānotās darbības situācijas uzlabošanai. Pēc saņemtās informācijas izvērtēšanas, kapitāla daļu turētāja pārstāvis par konstatēto un valdes plānoto turpmāko rīcību informē Gulbenes novada domi.

VI.          Pašvaldības kapitālsabiedrības gada pārskata apstiprināšana

33.          Pašvaldības kapitālsabiedrības valde nodrošina, ka līdz kārtējā gada 15.martam tiek sagatavots auditētais gada pārskats un sasaukta dalībnieku sapulce, lai apstiprinātu kapitālsabiedrības gada pārskatu līdz attiecīgā gada 30.aprīlim.

34.          Gulbenes novada domes Finanšu un ekonomikas nodaļa sniedz kapitāla daļu turētāja pārstāvim atzinumu par pašvaldības kapitālsabiedrības auditēto gada pārskatu.

35.          Kapitāla daļu turētāja pārstāvis pirms pašvaldības kapitālsabiedrības gada pārskata apstiprināšanas dalībnieku sapulcē organizē gada pārskata un valdes ziņojuma par gada pārskatu izskatīšanu Gulbenes novada domes Finanšu pastāvīgajā komitejā.

36.          Pašvaldības kapitālsabiedrību gada pārskatus apstiprina dalībnieku sapulcē. Izvērtējot gan mērķu īstenošanas progresu, gan finanšu darbības rezultātus, kapitāla daļu turētāja pārstāvis pēc nepieciešamības pieņem lēmumu par turpmāko rīcību, lai nodrošinātu aktīvu atdeves un vērtības pieaugumu.

37.          Sabiedrības peļņa tiek izlietota atbilstoši kapitālsabiedrības vispārējiem stratēģiskiem mērķiem. Peļņa tiek novirzīta:

37.1.      zaudējumu segšanai;

37.2. projektu īstenošanai, ja tiek konstatēta sabiedrības dalības iespējamība un projekta atbilstība sabiedrības darbības mērķim;

37.3. tehnikas, inventāra, citādu pamatlīdzekļu vai mantas iegādei, ja tiek konstatēta to izmantošanas nepieciešamība pakalpojumu kvalitātes paaugstināšanai;

37.4.      sabiedrības īpašuma atjaunošanas, labiekārtošanas un citādiem remontdarbiem;

37.5. darbinieku, speciālistu piesaistei, ja sabiedrība ir strādājusi ar peļņu un ir pierādīts darbības apjoma pieaugums.

38.          Sabiedrībai nepierādot nevienu no noteikumu 37.punktā minētajām peļņas izlietošanas vajadzībām, sabiedrības peļņa tiek izmaksāta dividendēs.

39.          Kapitāla daļu turētāja pārstāvis var ierosināt veikt auditu kapitālsabiedrībās, ja ir pamats aizdomām par pārkāpumiem, nelietderīgu vai neefektīvu rīcību, kā arī citos gadījumos, ja nepieciešams ierosināt auditu lietu apstākļu noskaidrošanai.

VII.         Informācijas atklātības nodrošināšana un pašvaldības kapitālsabiedrību finanšu pārskatu un finanšu informācijas apkopošana

40.          Lai nodrošinātu informācijas atklātību, pašvaldības kapitālsabiedrības valde vai atbildīgais darbinieks organizē normatīvajos aktos noteiktās aktuālas informācijas publiskošanu Gulbenes novada pašvaldības mājaslapā tīmeklī par kapitālsabiedrībām, kurā tai pastāv līdzdalība.

41.          Lai nodrošinātu pašvaldības kapitālsabiedrību finanšu pārskatu un finanšu informāciju apkopošanu normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā, pašvaldības kapitālsabiedrības sagatavo un iesniedz noteiktos pārskatus un finanšu informāciju Valsts kases Informācijas sistēmā.

42.          Gulbenes novada domes Finanšu un ekonomikas nodaļa apkopo un izskata pašvaldības kapitālsabiedrību finanšu pārskatus, kā arī kapitālsabiedrību aizpildītās anketas un pielikumus par kapitālsabiedrības darbības turpināšanas principa piemērošanu un, ja nepieciešams, anketai pielikumā pievieno paskaidrojumus par anketā iekļauto informāciju.

43.          Detalizētu kārtību un termiņus, kādā tiek veikta Gulbenes novada pašvaldības kapitālsabiedrību finanšu pārskatu un finanšu informācijas iesniegšana un konsolidēšana, kā arī kapitālsabiedrības finansiālās darbības ietekmes uz pašvaldības budžetu izdevumiem izvērtēšana, nosaka domes priekšsēdētājs.