Apstiprināts ar Gulbenes novada pašvaldības 2019.gada 26.jūlija rīkojumu Nr. Nr.GND/IEK/2019/12
Kancelejas nodaļas nolikums
Izdots saskaņā ar Valsts pārvaldes iekārtas likuma 73.panta pirmās daļas 1.punktu
I. Vispārīgie noteikumi
1. Gulbenes novada pašvaldības Kancelejas nodaļa (turpmāk – nodaļa) ir Gulbenes novada domes (turpmāk – dome) izveidotas iestādes “Gulbenes novada pašvaldība” (turpmāk – administrācija) struktūrvienība. Nodaļai ir struktūrvienība “Gulbenes novada valsts un pašvaldības vienotais klientu apkalpošanas centrs” (turpmāk – centrs), kas darbojas uz centra nolikuma pamata.
2. Nodaļa savā darbībā ievēro Latvijas Republikas Satversmi, likumus, Ministru kabineta noteikumus, domes saistošos noteikumus, citus ārējos normatīvos aktus, šo nolikumu, iekšējos normatīvos aktus, domes lēmumus.
3. Nodaļa ir tieši pakļauta pašvaldības izpilddirektora vietniekam un domes priekšsēdētājam Gulbenes novada pašvaldības nolikumā paredzētajos gadījumos.
4. Nodaļa, pildot nolikumā noteiktās funkcijas un uzdevumus, savas kompetences ietvaros sadarbojas ar pašvaldības iestādēm, institūcijām, administrācijas struktūrvienībām, valsts un pašvaldību institūcijām, kā arī citām personām.
II. Nodaļas funkcijas un uzdevumi
5. Nodaļai ir šādas funkcijas:
5.1. nodrošināt domes sēžu, domes pastāvīgo komiteju un atsevišķu domes izveidoto komisiju darba organizatorisko un tehnisko atbalstu;
5.2. nodrošināt domes un pašvaldības pakalpojumu uzturēšanu pašvaldības klientu apkalpošanā;
5.3. nodrošināt domes un pašvaldības lietvedību un dokumentu (t.sk. elektronisko) pārvaldību;
5.4. nodrošināt domes un pašvaldības dokumentu uzkrāšanu, uzskaitīšanu un saglabāšanu;
5.5. nodrošināt personu dzīvesvietu deklarēšanu.
6. Nodrošinot domes sēžu, domes pastāvīgo komiteju un atsevišķu domes izveidoto komisiju darba organizatorisko un tehnisko atbalstu, nodaļa:
6.1. organizatoriski un tehniski sagatavo un nodrošina domes, pastāvīgo komiteju un atsevišķu komisiju sēdes;
6.2. savlaicīgi izziņo domes, pastāvīgo komiteju un atsevišķu komisiju sēžu sasaukšanas laiku un darba kārtību;
6.3. protokolē domes, pastāvīgo komiteju un atsevišķu komisiju sēžu gaitu un noformē protokolus, protokolu izrakstus un lēmumus;
6.4. sagatavo domes un administrācijas dokumentu atvasinājumus un nodrošina to tālāko virzību;
6.5. sagatavo un/vai tehniski noformē domes priekšsēdētāja, domes priekšsēdētāja vietnieka, pašvaldības izpilddirektora, pašvaldības izpilddirektora vietnieka (turpmāk – vadības) dokumentus;
6.6. koordinē vadības apmeklētāju plūsmu.
7. Nodrošinot domes un pašvaldības pakalpojumu uzturēšanu pašvaldības klientu apkalpošanā, nodaļa savas kompetences ietvaros:
7.1. sniedz informāciju (klātienē, telefoniski, pa pastu, elektroniski) ar pašvaldību saistītos jautājumos;
7.2. veic mājas (istabas) dzīvnieku reģistrāciju Lauksaimniecības datu centrs datubāzē “Mājas dzīvnieku uzskaites vienotā informācijas sistēma” un maksas iekasēšanu no dzīvnieka īpašnieka par reģistrāciju;
7.3. sniedz informāciju par Uzņēmumu reģistra e-pakalpojumiem;
7.4. sniedz atbalstu valsts pārvaldes portālā Latvija.lv ievietoto e-pakalpojumu lietošanā, darbā ar datoru, e-parakstu un e-adresi;
7.5. veic iedzīvotāju iesniegumu pieņemšanu, reģistrāciju, nodrošina to apriti, izskatīšanas rezultātā doto uzdevumu izpildes kontroli;
7.6. sadarbojas ar visām pašvaldības struktūrvienībām un iestādēm nepieciešamās informācijas iegūšanai un apmaiņai;
7.7. sniedz vispārīgu informāciju un konsultē par pašvaldības sniedzamajiem pakalpojumiem, to saņemšanas kārtību, procedūru un nepieciešamajiem dokumentiem;
7.8. pēc apmeklētāja pieprasījuma, noformē mutvārdu iesniegumu rakstiski;
7.9. organizē apmeklētāju plūsmu un pierakstīšanos uz pieņemšanu pie vadības;
7.10. sadarbībā ar citām pašvaldības struktūrvienībām sagatavo apmeklētāju pieņemšanas nodrošināšanai nepieciešamo sākotnējo izziņas materiālu;
7.11. nodrošina pašvaldības darbību reglamentējošo normatīvo aktu un pieņemto domes lēmumu pieejamību, ciktāl to neierobežo citi normatīvie akti;
7.12. sniedz informāciju par personu iesnieguma virzību pašvaldībā.
8. Nodrošinot domes un pašvaldības administrācijas lietvedību un dokumentu pārvaldību, nodaļa:
8.1. koordinē lietvedības funkciju, izstrādājot atbilstošus iekšējos normatīvos aktus;
8.2. organizē lietvedības un dokumentu aprites sistēmas ieviešanu, izmantojot informācijas tehnoloģiju risinājumus administrācijā, kā arī starp administrāciju un pašvaldības iestādēm;
8.3. nodrošina administrācijā saņemto un nosūtāmo dokumentu, līgumu un citu dokumentu reģistrāciju un apriti atbilstoši spēkā esošajiem ārējiem un iekšējiem normatīvajiem aktiem;
8.4. nodrošina dokumentu nodošanu izskatīšanai vadībai un atbilstoši rezolūcijām nodošanu atbildīgajiem izpildītājiem;
8.5. pārbauda izstrādāto dokumentu atbilstību tiesību aktiem, kas reglamentē dokumentu noformēšanu;
8.6. kontrolē atbilžu uz pašvaldībā saņemtajām vēstulēm, iesniegumiem, sūdzībām un priekšlikumiem savlaicīgu sagatavošanu un nosūtīšanu juridiskām un fiziskām personām;
8.7. apkopo administrācijas pasta sūtījumus un nodrošina pasta sūtījumu nogādi nosūtīšanai pastā;
8.8. nodrošina ierobežotas pieejamības informācijas sniegšanas prasību ievērošanu pašvaldībā.
9. Nodrošinot domes un pašvaldības administrācijas dokumentu uzkrāšanu, uzskaitīšanu un saglabāšanu, nodaļa:
9.1. veido un atbild par administrācijas arhīva fondu;
9.2. sagatavo administrācijas lietu nomenklatūru un klasifikācijas shēmu un sniedz ieteikumus pašvaldības iestādēm lietu nomenklatūru sagatavošanā un precizēšanā;
9.3. sastāda pastāvīgi un ilgtermiņa glabājamo lietu uzziņu sistēmu, fonda aprakstu un vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmu;
9.4. pieņem, noformē un nodod glabāšanai no administrācijas struktūrvienībām, pašvaldības iestādēm, institūcijām, valsts arhīvā pastāvīgi glabājamos dokumentus;
9.5. veic dokumentu vērtības ekspertīzi, lietu esamības un fiziskā stāvokļa pārbaudi par pašvaldības arhīvā esošajām pastāvīgi un ilgtermiņa (personālsastāva) glabājamām lietām;
9.6. sastāda aktus uz laiku glabājamo dokumentu iznīcināšanai un organizē dokumentu iznīcināšanu;
9.7. organizē administrācijas struktūrvienību zīmogu un spiedogu izgatavošanu un iznīcināšanu.
10. Nodrošinot personu dzīvesvietu deklarēšanu, nodaļa:
10.1. veic normatīvajos aktos noteiktās darbības dzīvesvietas deklarēšanai;
10.2. nodrošina dzīvesvietu deklarāciju nosūtīšanu Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldei;
10.3. sniedz konsultācijas par dzīvesvietu deklarēšanas jautājumiem un par iespējām deklarēt dzīvesvietu elektroniski;
10.4. izsniedz izziņas personām par deklarēto dzīvesvietu.
III. Nodaļas tiesības un atbildība
11. Nodaļai, pildot nodaļai noteiktās funkcijas un veicot uzdotos pienākumus, ir šādas tiesības:
11.1. pieprasīt un saņemt nodaļas darba nodrošināšanai nepieciešamo informāciju;
11.2. piesaistīt administrācijas struktūrvienību, pašvaldības iestāžu, kapitālsabiedrību darbiniekus nodaļas kompetences jautājumu risināšanai;
11.3. nodaļai noteikto uzdevumu risināšanai un pašvaldības interešu aizsardzībai sarežģītos vai specifiskos jautājumos, pieaicināt, konsultēties un sadarboties ar tiesību un citu jomu speciālistiem;
11.4. atbilstoši nodaļas kompetencei pārstāvēt pašvaldību vietējās iestādēs, institūcijās un organizācijās;
11.5. piedalīties domes, domes pastāvīgo komiteju, komisiju sēdēs;
11.6. nepieņemt no administrācijas struktūrvienībām, iestādēm, institūcijām nodaļas uzdevumu veikšanai nepieciešamos dokumentus, kas neatbilst lietvedību reglamentējošo normatīvo aktu prasībām;
11.7. izteikt viedokli un rosināt izmaiņas nodaļas kompetencē esošajās jomās;
11.8. ierosināt grozījumus nodaļas nolikumā;
11.9. izstrādāt priekšlikumus, kas saistīti ar pašvaldības darba procesu organizēšanu un vadību;
11.10. pieprasīt nodaļas darba efektīvai organizēšanai nepieciešamo tehnisko nodrošinājumu;
11.11. piedalīties pieredzes apmaiņas pasākumos;
11.12. atteikties sniegt konsultācijas darbiniekiem un apmeklētājiem par jautājumiem, kas nav pašvaldības kompetencē.
12. Nodaļai, pildot nodaļai noteiktās funkcijas un veicot uzdotos pienākumus, ir atbildība:
12.1. par nolikumā noteikto funkciju izpildes nodrošināšanu;
12.2. par nolikumā noteikto uzdevumu savlaicīgu un kvalitatīvu izpildi;
12.3. par nodaļas darbinieku personīgi pieņemto lēmumu izpildes procesu un lēmuma izpildes rezultāta radītajām sekām;
12.4. par nodaļas darbinieku rīcības atbilstību normatīvajiem aktiem;
12.5. par sagatavotās informācijas precizitāti un pareizību un izstrādāto atzinumu un priekšlikumu kvalitāti;
12.6. par konfidenciālas vai jebkuras citas informācijas neizplatīšanu, kura var nest morālu vai materiālu kaitējumu pašvaldībai.
13. Nodaļas vadītājs atbild par nodaļas darba nodrošināšanu atbilstoši spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, pašvaldības saistošajiem noteikumiem, domes lēmumiem, pašvaldības nolikumiem, nodaļas nolikumam, pašvaldības vadības rīkojumiem.
14. Katrs nodaļas darbinieks atbild par:
14.1. amata pienākumu un darba uzdevumu savlaicīgu, precīzu un godprātīgu izpildi, kā arī par uzticēto darba priekšmetu un līdzekļu saglabāšanu un ekspluatēšanu atbilstoši lietošanas noteikumiem;
14.2. iegūtās informācijas konfidencialitātes nodrošināšanu saskaņā ar spēkā esošo normatīvo aktu prasībām.
IV. Nodaļas darba organizācija un struktūra
15. Nodaļas darbu vada un organizē Nodaļas vadītājs, kurš ir tieši pakļauts administrācijas vadītājam un Gulbenes novada pašvaldības nolikumā paredzētajos gadījumos – domes priekšsēdētājam.
16. Nodaļas vadītājs strādā uz darba līguma pamata, kuru slēdz pašvaldības izpilddirektors. Nodaļas vadītāja amata pienākumus un tiesības nosaka Gulbenes novada pašvaldības nolikums, Gulbenes novada pašvaldības administrācijas nolikums, šis nolikums, darba kārtības noteikumi, darba līgums un amata apraksts.
17. Nodaļas vadītājs:
17.1. plāno, organizē un vada nodaļas darbu, atbilstoši likumu un citu normatīvo aktu prasībām;
17.2. izstrādā nodaļas darbinieku amatu aprakstus, atbild par to aktualizāciju un pārskatīšanu atbilstoši pašvaldības reglamentējošiem dokumentiem;
17.3. kontrolē nodaļas darbinieku amatu aprakstos paredzēto pienākumu, uzdoto konkrēto uzdevumu izpildi un pašvaldības darba kārtības noteikumu ievērošanu;
17.4. sagatavo apstiprināšanai nodaļas darbinieku atvaļinājumu grafiku, nodrošinot nodaļas darba nepārtrauktību darbinieku atvaļinājumu laikā;
17.5. saskaņo un vīzē darbinieku iesniegumus, kas saistīti ar darbinieku prombūtnēm (t.i. atvaļinājumiem, komandējumiem, apmācībām u.tml.);
17.6. regulāri organizē nodaļas darbinieku sanāksmes;
17.7. piedalās regulārajās vadības sanāksmēs;
17.8. koordinē un kontrolē nodaļas darbinieku sadarbību ar pašvaldības institūcijām un struktūrvienībām nodaļas kompetencē esošajos jautājumos;
17.9. iesniedz pašvaldības izpilddirektora vietniekam motivētus priekšlikumus par nodaļas struktūru un personālu, tai skaitā, amatu aprakstiem, darba samaksu, karjeras virzību, apmācības iespējām, disciplināro atbildību, iecelšanu amatā, pārcelšanu citā amatā un atbrīvošanu no amata;
17.10. saskaņo savas prombūtnes ar tiešo vadītāju;
17.11. patstāvīgi izlemj nodaļas kompetencē esošos jautājumus;
17.12. dot nodaļas darbiniekiem tiešus rīkojumu un norādījumus;
17.13. atbilstoši nodaļas kompetencei apliecina pašvaldības un domes dokumentu atvasinājumu pareizību, kā arī dokumentu atvasinājumu cauršūšanu (caurauklošanu), normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos lietojot šim nolūkam pašvaldības vai nodaļas zīmogu;
17.14. nodrošina nodaļas nolikuma regulāru pārskatīšanu un aktualizēšanu, kā arī nodrošina nodaļas nolikuma aktuālās (konsolidētās) redakcijas publicēšanu pašvaldības mājaslapā;
17.15. veic citus amata aprakstā norādītos pienākumus.
18. Nodaļas vadītāja prombūtnes laikā tā pienākumus pilda ar rīkojumu noteikts nodaļas vadītāja pienākumu izpildītājs.
19. Nodaļas darbinieku skaitu, amatu un atlīdzību nosaka domes apstiprinātais administrācijas amatu saraksts.
20. Nodaļas darbinieki administratīvi ir pakļauti pašvaldības izpilddirektora vietniekam un funkcionāli ir tieši pakļauti nodaļas vadītājam.
21. Nodaļas darbinieku pienākumus un tiesības nosaka šis nolikums, darba kārtības noteikumi, darba līgums un amata apraksts. Gadījumā, ja nodaļas darbinieks saņem tiešu uzdevumu no vadības, darbinieks par to informē nodaļas vadītāju.
22. Nodaļas darbiniekus pieņem darbā pašvaldības izpilddirektora vietnieks, slēdzot darba līgumu.
23. Nodaļas darbinieki saskaņo savas prombūtnes ar nodaļas vadītāju.
V. Nodaļas darbības tiesiskuma nodrošināšanas mehānisms un pārskati par darbību
24. Nodaļas darbības tiesiskumu nodrošina nodaļas vadītājs. Nodaļas vadītājs ir atbildīgs par nodaļas iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu un darbību.
25. Nodaļas darbības tiesiskuma nodrošinājuma mehānisms:
25.1. darbinieka faktisko rīcību var apstrīdēt, iesniedzot attiecīgu iesniegumu nodaļas vadītājam;
25.2. nodaļas vadītāja lēmumu par darbinieka faktisko rīcību var apstrīdēt, iesniedzot attiecīgu iesniegumu pašvaldības izpilddirektora vietniekam;
25.3. nodaļas vadītāja faktisko rīcību var apstrīdēt, iesniedzot attiecīgu iesniegumu pašvaldības izpilddirektora vietniekam;
25.4. pašvaldības izpilddirektora vietnieka izdoto lēmumu par vadītāja faktisko rīcību var apstrīdēt pašvaldības izpilddirektoram;
25.5. pašvaldības izpilddirektora lēmumu var pārsūdzēt tiesā.
26. Vadībai ir tiesības jebkurā laikā pieprasīt pārskatus par nodaļas darbu.
VI. Nobeiguma noteikumi
27. Nolikums stājas spēkā 2019.gada 1.augustā.